La direction des opérations de l’EPAMARNE avait besoin de mettre en place des outils de gestion :
1- Des projets : plannings, organigramme des tâches
2- Des équipes projets : plans de charge, gestion du temps
3- De la direction elle-même : mise à jour aisée des organigrammes en fonction de l’évolution des projets ou des effectifs.
Elle a souhaite s’adjoindre la collaboration d’un amo afin d’être assistée dans la consultation de prestataires (sur un mode de dialogue compétitif).
Sur la base de ces besoins,
Urbino développement, représenté par Jean-Marie Le Merlus, notamment ex directeur de l’aménagement ou adjoint de trois établissements publics d’aménagement et ex directeur adjoint d’un département de Bureau d’étude spécialisé dans la conduite de projets ANRU (direction de projets et OPCU) a fait la proposition et conduit la mission correspondante aux phases suivantes :
Phase 1 à 4 :
1. Prise de connaissance des différents documents disponibles de l’Epa relatifs à son organisation, son plan de charge, (organigrammes existants, rapport d’activité, notes ou guides de fonctionnements internes,…)
2. Elaboration de l’architecture du cahier des charges et de ses principaux items sur la base d’un entretien avec la directrice adjointe des opérations et de l’esquisse méthodologique rédigée par l’Epa.
3. Entretien d’évaluation de cette étape intermédiaire, validation de l’architecture du document et de ses principaux items avant rédaction complète du document.
4. Livraison du document de ccct proprement dit ( mise en forme définitive par l’Epa selon sa charte graphique).
Phase 5 à 9 :
5. Atelier 1 : Présentation du sujet aux candidats
6. Atelier 2 : Analyse des premières propositions des candidats et retours ( sur la base de 4 )
7. Atelier 3 : Analyse de la deuxième proposition des candidats et retours
8. Elaboration du CCCT définitif.
9. Rédaction du rapport d’analyse.
Proposition complémentaire :
Dans le cadre réglementaire à préciser de cette commande, Urbino développement a également proposé de poursuivre l’accompagnement de l’Epa et du prestataire qui sera choisi par l’ Epa dans le suivi des missions 1 et 2 du projet de missions envisagé dans l’esquisse méthodologique.
En effet, les outils attendus de l’Epa correspondent d’une part à des outils devenus « classiques » de type OPCUrbain et d’autre part à des outils de pilotages internes qui doivent le mieux correspondre aux caractéristiques de l’ Epa :
– Périmètre d’intervention très large et nombre d’opérations très important pour une structure d’aménagement qui est de plus en croissance.
– Evolution de l’organisation et de la gestion des opérations en mode projet sur l’ensemble de l’établissement avec une montée en régime et une mobilité importante du personnel ( départs en retraite, jeunes recrutés,…)
– Montée en compétence de tous les collaborateurs dans le cadre de cette évolution.
– Besoin de lisibilité des enjeux de chaque opération par les équipes projets et par les directions, de fiabilité et de standardisation optimisée des outils.
Ces caractéristiques appellent des outils de pilotage internes adaptés à l’évolution de l’organisation et de ses personnels, c’est pourquoi Jean-Marie le Merlus qui a expérimenté une quinzaine de supports hors opcu, et ceux des opcu, dans plusieurs établissements de tailles et autres caractéristiques d’organisations et de ressource diverses, a apporté ses retours d’expériences auprès de l’epa et du prestataire qui fabriquera les outils de pilotage interne les mieux adaptés.